Objectifs de la formation

Valoriser activement l’image de son entreprise. Être plus à l’aise face aux situations délicates. Optimiser l’organisation de son poste de travail. Savoir prendre des notes et rédiger de façon adaptée à la nature du document.

Durée

2 jours

Public concerné

Secrétaires et assistantes ayant en charge l’accueil physique et téléphonique, le secrétariat administratif et la gestion de la prise de notes et des comptes rendus de réunions

Pré-requis

Aucun

Pédagogie

En groupe, de 1 à 5 personnes

Services disponibles

Possibilité : Restauration et Hôtellerie À définir lors de l’inscription

Tarif

Prise en charge par votre OPCA

Formation continue

Paris N° 11 75 089 77 75
Rennes N° 53 35 047 44 35
Strasbourg N° 42 67 019 24 67

Programme

Gérer son temps et son énergie
Le temps n’est pas une donnée linéaire

  • Aspects relatifs du temps en fonction de l’expérience, de l’entreprise et du travail
    fourni
  • Quel temps investir dans quelles activités ?
  • Repérage des blocages dans l’efficacité de son action
  • Savoir hiérarchiser les priorités et planifier sa journée
  • Gagner en liberté face au temps : choisir ses contraintes et se garder de la liberté
  • L’art de la patience active : “perdre du temps” pour en “gagner”, concepts à dépasser

La gestion des priorités

  • L’échelle de 1 à 5 : comment baisser ou relever un niveau de priorités ?
  • Fausses priorités et véritables enjeux

Comment mieux s’organiser au quotidien

  • Pour améliorer le suivi
  • Pour tenir l’agenda
  • Pour assurer la fiabilité des informations

Revoir son système de classement

  • Les règles de base
  • Les dysfonctionnements dans le classement et la recherche des documents
  • L’apport de l’informatique
Savoir prendre des notes et bien restituer
Me préparer avant la réunion

  • À qui le compte rendu est-il destiné ?
    Pour quel usage ? Pour quand ?
  • Quels sont les informations à connaître pour bien saisir le sens des échanges ?
  • Recenser les conditions matérielles d’une bonne prise de notes
  • Les grilles d’analyse et de synthèse

Prendre des notes facilement exploitables

  • Savoir utiliser les symboles pour noter les idées et non le mot à mot
  • Connaître plusieurs techniques de prise de notes (linéaire, fonctionnelle, arborescente)
  • Me servir des couleurs et autres astuces

Exploiter mes notes et structurer le compte rendu

  • Me donner des règles pour relire et compléter mes notes
  • Savoir faire un regroupement thématique
  • Choisir un type de compte rendu en fonction de la demande (chronologique ou thématique, compte rendu des échanges ou simple tableau de décisions)
  • Sélectionner et synthétiser l’information en fonction de l’utilisation du document à produire
  • Titrer les parties

Pour plus d’informations, téléchargez la fiche PDF.